The following looks at the steps that must be followed in the event of the death of a family member who owns property or has interests in Spain.
PERIOD OF TIME:
The first thing to bear in mind is that bureaucratic procedures must be completed within six months of death. Where there is a delay, an extension of a further six can be requested in writing from the tax authorities. Failure to complete the procedures in the legal time periods will result in surcharges and penalties.
It is advisable, therefore, to engage a specialist professional to avoid problems and delays
(1) INITIAL PROCEDURES
Prepare the necessary documentation.
The following is a list of documents required to make a declaration of inheritance tax on the bequest of a foreigner in Spain.
1.- Original death certificate: when someone dies outside of Spain, the death certificate must be officially translated into Spanish by a sworn translator, and to be fully valid in Spain the translation must also bear the Hague apostille.
2.- Will or declaration of heirs in your own country.
3.- Inheritance Certificate in Spain. This is the document which indicates where the deceased’s last Will in Spain was drawn up.
4.- Inventory of assets: In order to make a declaration of transfer of title to the Spanish tax authorities, all the ownership documents of the deceased’s assets (vehicles and property), bank account statements, investment funds and any businesses must be assembled to establish their value.
5.- Property title deeds (Escrituras). When it comes to property, you need to find the title deeds, any mortgage documents and private purchase contracts. If these cannot be found, a nota informativa can be acquired from the Land Registry in the area where it is believed the property to be or in the Central Index Registry which covers all Spanish territory. To establish the current legal situation of the deceased’s property, it will be best to seek a Certification from the Land Registry. If the property is not registered in the Land Registry, property will need to be identified in the Property Cadastre.
6.- NIE Certificates of the heirs. These are essential to be able to settle and pay taxes in Spain.
7.-Market value of the property. This can be obtained from estate agents or valuation companies, or from official values provided by the tax authorities.
8.- Power of Attorney. Any heirs who cannot travel to Spain will need to give a special power of attorney to their adviser, lawyer or fiscal representative in Spain to carry out these procedures.
9.- Insurance Registry Certificate with cover for death. This document attests whether or not the deceased had life insurance which covers the death. Usually, this can be requested in the notary where the Inheritance Deed will be drawn up. It is necessary because if a life insurance policy is in place, the relevant amounts defined by the policy can be claimed. These insurances are required for anyone who buys property with a mortgage, in which case the heirs should enquire at the relevant bank.
10.- Where there is no valid Will, a declaration of heirs in Spain (if the deceased foreigner was a resident) will need to be made, or in the deceased’s country of origin.
11.- Household effects. These comprise all furniture, clothes and personal belongings of the deceased.
They are valued for tax purposes at 3% of the inheritance, and documentary evidence will be required of an heir who wishes to register a lower amount.
12.- Banking Products. With regard to banking products, it is always advisable to approach the relevant financial institution with all the inheritance documents and request a certificate of balances as of the date of the death. Usually, the bank will freeze the account until the procedures are completed, and it will not be possible for any funds to be accessed, though direct debits will be honoured. The certificate of balances should include all products that were the property of the deceased, and their value or balances as of the date of death.
13. Chattels
It is also important to remember to draw up an inventory to declare to the tax authorities other belongings such as vehicles, machines, businesses, or even industrial property rights, together with their correct market values.
14.- Finally, loans and mortgages must also be inventoried and valued. It is advisable to ask the bank which issued the mortgage for details of the life insurance so as to repay the mortgage upon death.
(2) FINAL PROCEDURES
Sign the inheritance escritura
This is the document which transfers all the inventoried assets to the heirs, and which must be signed by the heirs at notary. A copy must then be presented to the tax authorities to settle inheritance tax and then taken to the Land Registry to effect the change of title on any property in Spain.
Settle and pay Inheritance Tax
To be able officially to transfer any property to heirs, they must have previously declared and paid this tax in Spain within six months of the date of death. In some areas of Spain there are a great number of exemptions and discounts which considerably reduce the amount payable. In the Canaries, the tax currently has a 99.9% exemption.
Settle and pay Plusvalía
Plusvalia, a municipal tax on the increase of urban land values, will also have to be paid.
Register changes of title in the Registry
Once all the previous procedures have been carried out, the inheritance will have been completely administered, apart from the practical handing over of the items to each heir. This is a very simple process that requires only A continuación resumimos los pasos que hay que seguir en caso de fallecimiento de familiar propietarios de bienes e intereses en España.
Spanish version
EL PLAZO:
Lo primero que hay que tener en cuenta es que los trámites burocráticos deberán cumplirse en un plazo de seis meses desde el fallecimiento. En caso de demorarse se puede solicitar una prorroga, de otros seis meses, por escrito a la administración tributaria. La consecuencia de la no cumplimentación de dichos trámites en los plazos legales es la imposición de recargas y sanciones.
Por tanto es conveniente contar con un profesional especialista para evitar demoras.
(1) PRIMEROS TRAMITES
Preparar la documentación imprescindible .
A continuación señalamos los documentos esenciales para poder formalizar una declaración del impuesto de sucesiones de un extranjero que deja una herencia en España.
1.- Certificado de defunción original: Si ha fallecido en el extranjero, debe estar traducido oficialmente al español (traducción jurada) y para que tenga plena validez en España deberá estar legalizado con la apostilla de la convención de la Haya
2.- Testamento o declaración de herederos en su país
3.- Certificado de últimas voluntades en España. Este es el documento que indica donde otorga el último testamento en España la persona fallecida.
4.- Inventario de bienes: Es necesario localizar todos los títulos de adquisición (vehículos e inmuebles), extractos de cuentas bancarias, fondos de inversión, sociedades y establecer sus valores para poder declarar a la Hacienda Española la transmisión de titular.
5.- Escritura/s de propiedad. En el caso de los bienes inmuebles debe buscar las escrituras de compraventa, hipotecas y contratos privados de adquisición. Si no la localiza se puede pedir una nota informativa de localización de inmuebles en el Registro de la Propiedad de la zona donde se cree que existan dichos bienes o en el Registro central de indices, que abarca todos el territorio Español. Para conocer la situación jurídica actual del/os inmuebles propiedad del fallecido, lo más recomendable es acudir al Registro de la Propiedad y solicitar una certificación. Si no está registrado en el Registro de la Propiedad, habrá que localizar bienes en el Catastro Inmobiliario.
6.- Certificado del número de Identificación de extranjeros (NIE) del/los heredero/s. Imprescindible para poder liquidar y pagar impuestos en España.
7.-Valor de mercado de los bienes inmuebles. Se puede obtener valores de mercado de las agencias inmobiliarias y sociedades de tasación, o valores oficiales de la propia agencia tributaria.
8.- Apoderamiento. Si no puede desplazarse a España será conveniente otorgar un apoderamiento especial a su asesor, abogado o representante fiscal en España para que realice estos trámites.
9.- Certificado del Registro de Seguros con cobertura de fallecimiento. Se trata de un documento que da fe acerca de si la persona fallecida tenía un contrato de seguro de vida o no que deba cobrarse por su muerte. Normalmente se lo pueden solicitar en la notaria donde se otorgará la escritura de herencia. Será necesario obtenerlo porque en caso de que exista seguro de vida, se podrán reclamar las cantidades que correspondan a la aseguradora con la que se haya contratado. Es obligatorio contratar estos seguros si compro con hipoteca… pregunte en su banco.
10.- Si no hay testamento válido, será necesario realizar el trámite de la declaración de herederos en España (si el extranjero fallecido fuera residente) o bien en su país de origen.
11.- Ajuar doméstico. El ajuar doméstico contiene todos los muebles, ropas y objetos personales de la persona fallecida.
Su valor, a efectos fiscales, es del 3% de la herencia, por lo que si se quiere hacer constar una menor cantidad será necesario reunir los documentos y pruebas que acrediten que es inferior.
12.- Productos bancarios. En lo relativo a los productos bancarios, lo más aconsejable siempre será acudir a la entidad financiera correspondiente con todos los documentos de la herencia y solicitar un certificado de saldos a la fecha del fallecimiento del causante. En estos casos normalmente la entidad bancaria bloqueará la cuenta hasta que finalicen lo trámites y no podrá disponer de los fondos. Solo se permite el cargo de recibos domiciliados. En este certificado deben figurar todos los productos que sean titularidad de la persona fallecida y su valor o saldos a la fecha de fallecimiento.
13. Bienes muebles
No debemos olvidar que también es necesario formar inventario y declarar a hacienda el resto de bienes como vehículos, máquinas, empresas, o incluso derechos de propiedad industrial, expresando sus valores de mercados correctos.
14.- Por último las deudas y prestamos hipotecarios, también deberán de ser inventariadas y valoradas. Conviene preguntar en el banco que concedió el préstamo su existe un seguro de vida para amortizar el importe del préstamo al fallecimiento.
(2) ULTIMOS TRAMITES
Firmar la escritura de herencia
Es el documento en el que se transmiten todos los bienes inventariados a los herederos y debe ser firmada por los mismos ante notario. Después habrá que presentar una copia en Hacienda para que liquiden el impuesto de sucesiones y llevarla al Registro de la propiedad para que conste el cambio de propietarios si se trata de transmitir bienes inmuebles en España.
Liquidar y pagar el Impuesto de sucesiones.
Para poder transmitir cualquier propiedad oficialmente a los herederos, es necesario declarar y liquidar previamente este impuesto en España antes de que transcurran seis meses desde la fecha de fallecimiento. En determinadas zonas de España existen una gran cantidad de exenciones y bonificaciones que reducen considerablemente este impuesto. En Canarias actualmente este impuesto esta exento en un 99.9%.-
Liquidar y pagar en impuesto de Plusvalía municipal.
También deberá pagar el Impuesto sobre el Incremento del Valor de Terrenos de Naturaleza Urbana, comúnmente conocido como Plusvalía.
Registrar los cambios de titularidad en los registros.
Una vez realizados todos los trámites anteriores quedará gestionada la herencia, faltando únicamente por realizar la entrega efectiva de los bienes a cada heredero, lo cual es un trámite muy sencillo y que no merece más dedicación que dar a cada uno lo suyo en función de lo establecido en la partición e inscribir los bienes en los registros que correspondan (de Propiedad para los inmuebles, de Tráfico para los vehículos, etc).
